给 AI 配个"档案柜"（Project）
面向已上手任务单的你：配一次背景，之后每次对话它都记得——不用再重讲一遍"你是谁"。
START
你是不是也遇到过
用 AI 帮你打理日常业务已经上手了——起草邮件、整理材料、回复咨询，任务单也会写了。但有个烦越来越明显：每开一条新对话，都得先花三句话重新交代一遍——我是做什么的、什么风格、哪些话不能说。忘了交代它就跑偏，每次交代又嫌烦。
先别忍着。这个"烦"不是你用错了，是你该给它配个"长期档案柜"了。这一篇讲怎么配一次、之后处处生效。
SCENARIO
一个场景：让 AI 起草一封对外邮件
你每周都要处理同一类活——比如给客户起草一封对外邮件。
差版（每次从零）
帮我写封邮件，跟客户说下周交付要延期。
它会给你什么：一封"通用商务体"邮件——辞令周全，但不像你说的话：该有的歉意分寸没拿捏，你一贯的口吻没有，甚至替你许了个你没打算给的补偿。你得回一句"不对，我们不这么说话……"来回拉扯几轮才顺。下一封邮件，同样的拉扯再来一遍。它没做错——你没告诉它你是谁，它只能按"通用职场人"来写。
好版（先配档案柜，再让它干活）
先花十分钟建一个 Project（项目空间）——就像给一位顾问配了专属档案柜，每次来咨询他先翻你的档案再开口。配好后你只需说：
按我的口吻，给客户起草一封延期通知邮件。
它会给你什么：一封像你说的话的邮件——分寸得体、口吻一致、不擅自许诺。因为"你是谁"已经写进档案柜，不用每次重讲。
FRAMEWORK
档案柜里最该配的：三样系统指令
系统指令（System Prompt）= 写给 AI 的长期行为规则，整个 Project 里每次对话都自动生效——相当于一份员工入职手册，写一次，不用每天开会重申。三样写清最有用：
【你是谁的助手】你是我的个人业务助手，我是＿＿＿＿（自由职业者/顾问/小团队负责人），主要做＿＿＿＿。 【主要帮我做什么】帮我起草对外沟通、整理材料、回复咨询——语气＿＿＿＿（专业/温和/干脆），风格＿＿＿＿。 【永远不要做什么】不承诺我没确认过的时间和价格；不用夸大绝对化措辞；拿不准的先问我，不要自己编。
STEPS
Project 建法四步（各家 AI 大同小异）
新建一个 Project，起个名
按业务/角色命名，一眼认得出（如"我的·对外沟通"）。
把三样系统指令填进"自定义指令"框
就是 Project 设置里那个长期指令位——写一次，之后每次对话自动生效。
把常用背景传进知识库
常见问答、资料、话术规范先传上即可（怎么整理它才捞得准，是下一篇的事）。
以后这类活都在这个 Project 里开对话
它每次都先"翻档案"再开口，不用你重讲背景。
RULES
三条守则（比步骤更重要的习惯）
守则一 · 一柜一主题。
一个业务配一个 Project，别指望一个"万能柜"装下所有事——柜子里塞的东西越杂，它翻档案越容易翻错。对外沟通一个柜，个人财务另一个柜。
守则二 · 先写"不要做什么"。
三样里，"永远不要做什么"最省心——它把最容易翻车的雷区（乱承诺、夸大措辞、瞎编）一次性拦掉，比事后反复纠正省力得多。
守则三 · 档案柜管背景，任务单管单次。
配好 Project 不等于能省掉每次的任务单（第 01 篇的五段式）——档案柜让它"了解你"，任务单让它"这次这件事干对"，两个一起用才顺。
NEXT
进阶预告
档案柜配好了，资料也传了，你很快会撞上新的烦：明明传了资料，它却答非所问、捞错东西。恭喜——这又是个升级信号：问题出在资料怎么"码放"。