一个团队怎么和 AI 一起跑 · 第 5 篇
群里拍的板，三个月后谁也找不回
一条总则五条规矩——权威在仓，工具只做镜像与入口。
团队一上协同工具——群聊、频道、画布、清单——常见的死法不是没人用，是用得太顺手。板在群里拍了，任务在清单里记了，规矩在画布上改了，仓里那份就成了旧的；几个月后没人说得清哪份是真的。上一篇讲了脑的配置怎么不烂，这一页讲工具怎么不篡位：权威只在仓，工具只做镜像与入口。一条总则、五条规矩、一个报问题的格式。
一、决策、任务、规矩一顺手落在工具里，仓里那份就开始过时
协同工具比仓好用得多。发一句话就是决定，拖一张卡就是任务，改一行画布就是规矩——几秒钟的事，不用开分支、不用审、不用合。正因为顺手，东西就往工具里落。
落进去的那一刻没有任何问题。问题在之后：仓里那份没跟着改，而工具不会提醒你「这里的已经和仓里的不一样了」。它安安静静地成了第二权威源——同一件事有了两份说法，谁也说不清哪份是现行的。
上一篇讲配置：配置烂了不报错。工具是同一个病的另一种长法——它不是烂，是篡位；也一样不报错。总纲那一页把「配置」和「工具」并列为两样会腐烂的东西，本包末尾两篇就是各治一样。
工具不会告诉你它已经成了第二权威源。你只会在两处对不上的那天发现。
二、总则：需回看、需引用、需审的东西进仓，工具里只放人报的问题和机器的播报
一句话定死：凡需要回看、需要引用、需要审的东西，进仓或进业务系统；协同工具里只放两种内容——人报的问题、机器的播报。口径、数字、进度、决定，工具里一律没有。
这不是不信任工具，是分工。仓有版本、有审、有留痕，改一处谁都看得见；工具没有这些，它的长处是快、是即时。让它干它擅长的：把问题送进来，把播报送出去。
工具里可以有讲解——但讲解必须承认自己是镜像：照着仓里某一份权威版本讲，自己不是原件。
一个在场的例子。全员频道顶上挂着一页「近期规划」的画布，成员进来先看它。规约立了以后要给它加一行指针：「权威版本＝仓内某某件，本页只是讲解，以仓为准。」加的时候实读这一页，发现它其实讲了三部分内容，对应仓里三份不同的文件；原先的计划只写了指一件。指针按实况指了三件——指一件会漏两件，漏掉的那两部分就又成了无主的第二权威源。
镜像的规矩就一条：镜像的首行写明它照的是哪份权威版本。 没有这一行，它就不是镜像，是另一份原件。
三、规矩一：每条业务线一个频道，线内细分用线程或前缀，下线归档不删
每条业务线一个频道，就一个。线内再分（比如售前和售后）不另建频道，用线程或者消息前缀区分。
频道名和仓里那条线的名字用同一套——机器播报、命令、链接都吃这个名。名字一致，人和机器找的是同一个地方。
下线的频道一律归档，不删除。删除不可逆，归档随时翻得回来。
理由：入口一多，同一件事就在两个频道各说一半——半截在这边、半截在那边，谁也拼不出全貌。一个团队按这条把原来按话题建的频道重新归并了一次：客服线原来的三个频道合成一个，几条原本没有入口的业务线各建了一个；归并之后活跃的频道七个，归档三个。
四、规矩二：工作问题一律发频道，私信只留给确实私密的事
工作上的问题一律发到频道里，私信只用于确实私密的事，比如人事和薪酬。
两条理由。其一，私聊不可见——你问了、他答了，第三个人一直不会知道，同样的问题下次还得再问一遍。其二，免费版保留期短，私聊里的东西到期就没了，谁也找不回。
这条规矩立起来容易，用起来要一阵。
一个在场的例子。规约立了之后头两天，仍有三条本该发到专线频道的问题发在了全员频道。不是没人看规约，是手还没跟上——规矩已立、用法未跟上。处理法是下一次出教学件时把这几条当例子讲，不是回头责问谁发错了。归场景化教学，不追责。
五、规矩三：两个 AI 助手同时挂着，成员不知道该 @ 谁；AI 在频道里只整理不决定
工具里只留一个 AI 助手入口。同时挂两个，成员不知道该 @ 谁；两边答案不一致的时候，不知道该信谁。一个团队为此卸掉了一个——不是那个不好，是两个就多一个。
装任何新应用（付费档也算）先过守门问，四问：它解决什么；我们现在有没有这个痛；不开通的免费替代是什么；要不要开。拍板人没拍之前一律按不开推进；评估过的都记进底账，结论是不开也记，下次不重复问。
AI 在频道里只做一件事：把成员报的问题整理成登记条目的草稿，建议归到哪一类。 它不做决定，不改任何东西——决定的事等拍板人回。这和脑在仓里干的活是同一条纪律：整理归它，拍板归人。
AI 在频道里只整理，不决定；决定的事等人回。
六、规矩四：现象、期望、截图或单号——三行齐了才能直接归类
报问题固定三行：
- 现象：在哪个页面、做了什么、看到了什么。
- 期望：你以为该是什么样。
- 截图或单号。
三行齐了，AI 和人都能直接把它归进单里；不齐的问题在群里来回追问三次才成型——「你说的是哪个页面」「你本来想要什么」「有截图吗」，每一问都要等。
这个格式不是发明，是前面几篇讲的「单」的雏形：一条问题从三行开始，登记、排产、拍板之后长成一张单。改动为什么要先有单、活怎么排谁来拍，那两页讲过；三行格式是那条线在工具里的入口。
七、规矩五：不为「万一要回看」买付费档；画布和清单只做镜像
用免费版，够。不为「万一要回看」买付费档——要回看的东西本来就不该只在工具里，它在仓里。保留期短反而是一道天然的闸：它逼着你把该进仓的东西进仓。这个团队用的那款免费版，消息只保留三个月。
画布与清单只做镜像。每个频道至多一页讲解版画布，首行写明权威版本在仓里哪份；不用工具自带的清单功能记任务——任务在仓里的队列，两处记就是两份进度，上一篇和排产那一篇都讲过它必漂。
工具层的能力缺口记名绕过，不靠升级付费来解。一个在场的例子：免费版不开放画布的读写接口，脑改不了画布，只能人在编辑器里改。处置是记名、人手改，不是为此开付费档。
到本页定稿这一天，这个团队的付费评估台账里只有一行，结论是不开。
要回看的东西本来就不该只在工具里。保留期短不是缺点，是闸。
八、跑过的、没跑过的、在册的病，分开写
已实跑：一个四人工作区按这套规约重配过一次——频道归并、多余应用卸载、机器播报订阅接入；验收过站一次；画布权威指针加过一次。从规约立到本页定稿，六天。
在册的病，两条：
- 「每频道至多一页画布」未达。 全员频道顶部仍挂着五页画布，待教学件处理，眼下如实写「未达」。
- 专线问题发错频道。 头两天三条，见规矩二的例子。
两条都是「规约已立、用法未跟上」，不写成已解决。
三条规约待出：截图脱敏、外部人隔离、与另一款即时通讯工具的分工。头一回撞上再出，本页不预写。
未实跑：只在一家公司、一个工作区上跑过。多家公司、多个工作区，没有实例，不当做过的讲。